Wil je een buurtfeest, fuif, wandeltocht, rommelmarkt ... organiseren? Dan heb je de toelating van het Lokaal bestuur nodig. Het gaat over activiteiten die plaatsvinden op openbaar of privaat domein én publiek toegankelijk zijn of specifieke vergunningen (geluidsafwijking, schenken van sterke dranken, verkeersmaatregelen) vereisen.
Je vraagt een evenement aan via ons digitaal evenementenloket. Samen met de toelating krijg je bovendien de nodige vergunningen (geluidsafwijking, inname openbaar domein, parkeer- en/of rijverbod ...).
Privé-feesten (tuinfeest, communiefeest ...) beschouwen we niet als een evenement. Dat moet je dus niet aanvragen als evenement. Als het om een activiteit met elektronisch versterkte muziek gaat, doe je wel melding bij de milieudienst.
Procedure
Eerste keer
Om de aanvragen snel en eenvoudig te kunnen verwerken, vul je het evenementenformulier digitaal in via Eaglebe. Je zal je voor je eerste aanvraag eerst moeten registreren.
Daarna kan je een nieuwe aanvraag indienen. Je dossier komt zo onmiddellijk bij de juiste dienst terecht, je kan het zelf online opvolgen.
Het aanvraagformulier invullen
Vul het document stap voor stap in. Je hoeft dit niet in één keer te doen. Het systeem bewaart je formulier zodat je op een later tijdstip verder kunt werken.
Zorg ervoor dat je dossier volledig is. Plannen, affiches en andere documenten kan je opladen in het digitaal aanvraagformulier. Het formulier is dynamisch, afhankelijk van je antwoorden, moet je meer of minder invullen.Via mail krijg je bevestiging van je aanvraag. Als er informatie ontbreekt, dan krijg je een mail met de vraag je dossier te vervolledigen.
Bij problemen
Zijn er toch problemen, dan contacteren wij je en zoeken we samen naar een oplossing. Van zodra de vergunning is afgeleverd, krijg je ze digitaal doorgestuurd. Lees ze aandachtig en hou ze bij de hand tijdens het evenement.
Lukt het niet om je dossier online in te vullen? Bekijk de handleiding (626.38 KB) "pdf", raadpleeg de kennisbank van Eaglebe met antwoord op veel gestelde vragen of maak een afspraak met de dienst Evenementen en Lokalenbeheer en we helpen je verder.
Volg je dossier op
Meld je aan en volg de status van je aanvraag. De status van je dossier wil het volgende zeggen:
Validatie: dienst evenementen kijkt je aanvraag na
Advies: interne diensten geven advies
Autorisatie: een besluit is in opmaak
Goedgekeurd: je toelating is afgeleverd
Afgekeurd: je evenement werd niet goedgekeurd. Dit gebeurt slechts uitzonderlijk en zal steeds gemotiveerd worden.
Eens de aanvraag goedgekeurd, kan je je vergunningen downloaden.
Volgende keer opnieuw
Als je een nieuw evenement wil aanvragen, staan al je basisgegevens al in het systeem. Weerkerende evenementen kan je simpelweg kopiëren en aanpassen.
Voorwaarden
Deze voorwaarden gelden bij elke toelating. Daarnaast zijn steeds bijkomende voorwaarden mogelijk.
De organisator ziet erop toe dat bij een indoor evenement het maximaal aantal gelijktijdig toegelaten personen in de zaal niet overschreden wordt. Dit aantal is afhankelijk van de beschikbare oppervlakte (max. 3 personen per m²) en de breedte van de nooduitgangen (max 1 persoon per cm).
De nooduitgangen en evacuatiewegen moeten te allen tijde over de gehele breedte vrij blijven.
Bij gebruik van warmtebronnen tel je deze stabiel, afgeschermd van het publiek en op minstens 4 meter van gemakkelijk brandbare materialen op. De gebruikers van de warmtebronnen moeten in nuchtere toestand zijn.
Elektrische toestellen moeten in goede staat te verkeren. De kabels mogen geen beschadigingen vertonen. Bij de warmtebronnen moet een gekeurd brandblustoestel opgesteld worden. In de directe omgeving van de friteuses moet een branddeken voorzien worden.
Aangebrachte versieringen mogen geen bijzonder risico voor de brandveiligheid met zich mee brengen. Gemakkelijk brandbare materialen gebruik je niet als versiering.
De gemeentelijke toelating, eventuele verkeersvergunning en licenties Unisono moeten aanwezig zijn tijdens het evenement.
Evenementen en lokalenbeheer
