Wil je een buurtfeest, fuif, fiets- of wandeltocht of een ander evenement organiseren? Dan heb je de toelating nodig van je lokaal bestuur. Samen met de toelating krijg je dan ook de nodige vergunningen, voor bv. geluidsafwijking, inname openbaar domein, parkeer- en/of rijverbod.
Wat is een evenement?
Een evenement is een activiteit die plaatsvindt op het openbaar domein of plaatsvindt op privéterrein én publiek toegankelijk is of specifieke vergunningen vereist (geluidsafwijking, schenken van sterke dranken, verkeersmaatregelen).
Uitzonderingen zijn privé-feesten zoals een tuinfeest, een communiefeest of familiefeest. Deze worden niet als een evenement beschouwd en moeten niet aangevraagd worden.
Wanneer?
Doe je aanvraag tijdig, minstens 60 dagen vooraf.
Voor grotere evenementen, met meer dan 500 bezoekers, moet dit zelfs minstens 90 dagen op voorhand. Op deze manier hebben onze diensten de tijd om zich te informeren, adviezen in te winnen en de nodige vergunningen op te maken. Het is onze taak om na te gaan of je evenement op een veilige manier kan doorgaan met respect voor alle inwoners van Lede.
Hoe?
Om de aanvragen snel en eenvoudig te kunnen verwerken, vul je het evenementenformulier digitaal in via Eaglebe. Je zal je voor je eerste aanvraag eerst moeten registreren.
Daarna kan je een nieuwe aanvraag indienen. Je dossier komt zo onmiddellijk bij de juiste dienst terecht, je kan het zelf online opvolgen.
Vul het document, stap voor stap, nauwkeurig in. Je hoeft dit niet in één keer te doen. Het systeem bewaart je formulier zodat je op een later tijdstip verder kunt werken.
Zorg ervoor dat je dossier volledig is. Plannen, affiches en andere documenten kan je opladen in het digitaal aanvraagformulier.
Het formulier is dynamisch, afhankelijk van je antwoorden, moet je meer of minder invullen.
Via mail krijg je bevestiging van je aanvraag. Als er informatie ontbreekt dan krijg je een mailtje met de vraag je dossier te vervolledigen.
Zijn er toch problemen, dan contacteren wij je en zoeken we samen naar een oplossing. Van zodra de vergunning is afgeleverd, krijg je ze digitaal doorgestuurd. Lees ze aandachtig en hou ze bij de hand tijdens het evenement.
Lukt het niet om je dossier online in te vullen? Bekijk de handleiding, raadpleeg de kennisbank van Eaglebe met antwoord op veel gestelde vragen of maak een afspraak met de dienst Evenementen en Lokalenbeheer en we helpen je verder.
Opvolging van je dossier?
Meld je aan en volg de status van je aanvraag. Eens de aanvraag goedgekeurd kan je je vergunningen downloaden.
En nog een keer!
Als je een nieuw evenement wil aanvragen, staan al je basisgegevens reeds in het systeem. Weerkerende evenementen kan je kopiëren en aanpassen. Pure tijdwinst.
Gratis promo in Lede Informeert!
Voer tijdig je activiteit in in de UiT-databank en wij nemen jouw activiteit op in onze UiT-kalender in Lede Informeert. Meer info en de deadlines vind je hier.
Spreek binnen jouw vereniging goed af wie de activiteiten zal invoeren en zorg ervoor dat alle gegevens correct zijn ingevuld.